各单位：

    根据学校档案工作安排，档案馆于2017年1月3日至3月31日办理2016年度档案材料的归档接收工作，请各单位按要求及时料移交档案材料，具体有关事项通知如下：

    一、归档范围

    1、 2016年1月1日至12月31日期间，学校党政管理、科研、教学、外事、基建、资产与设备管理、出版、产品生产与开发等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。

    各单位文件材料归档范围请参照《河南工业大学各单位档案归档范围和保管期限》。（请查阅档案馆网站中业务指导的相关内容）

    2、归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（如照片、光盘、磁盘等）。此类不同载体的文件材料应随纸质文件材料一同归档。

    3、各单位获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（市级以上）及校际交流中具有保存价值的实物档案按要求整理归档。

    二、归档要求

    1、各部门要加强本部门归档工作的领导，兼职档案员要切实履行自己的工作职责，负责本部门归档材料的收集、整理与立卷工作，保证归档文件材料收集完整齐全，并按时移交学校档案馆。任何单位和个人不得据为己有。

    2、凡各单位产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供相关材料。

    3、文件类的归档材料实行以件为单位归档。校内发文要附文件正本、底稿、发文签，附件等。底稿及发文签不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水等书写材料；发文签应有领导签字，底稿落款处应加盖公章；正文上的落款处须盖发文单位的公章。

    4、请示类文件如已答复，须提供相关批复材料，如无答复，请给予说明。上级来文需要办理并上报相关材料的，要求将上报的相关材料附上。各单位报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料，以册（本）为单位移交。

    5、教学、科研、基建、出版、财会、设备及其科技开发等专业性归档材料,以卷为单位进行整理、立卷，需装订的案卷材料（比如财会的档案材料）归档部门要装订后方可移交，如不清楚是否需要装订可随时与档案馆联系。

    6、立卷归档的材料必须是原件，复印件原则上不得归档。凡不符合档案归档要求的文件材料,必须按要求进行整理后方可移交。移交的文件材料要求字迹清楚，因不得已使用传真纸打印的文件等必须进行复制。

    7、归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料人为地分割开或遗漏。

    8、移交的归档材料左边装订处要预留25mm左右的装订线。

    9、归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间，归档的电子档案标明与纸质档案相符的标题及时间。

    10、请各部门兼职档案员在做好纸质档案整理的同时，务必将本单位形成的档案材料进行编目，录入到河南工业大学档案管理软件系统中。

    三、档案交接

    1、时间

2017年1月3日至2015年3月31日，将本单位2016年文件材料整理移交档案馆。

    2、验收

    移交档案时，交接双方当面检查，按文件归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。

    3、移交手续

    归档部门移交档案材料时必须填写档案移交清单，清单一式二份,经交接双方签字后各留一份备查。

    档案移交地点：莲花街校区图书馆楼一楼西综合档案科

    联系电话：67756852

    邮箱：dag@haut.edu.cn

档案馆

2017年1月3日