专升本计算机基础Excel操作

1、Excel2010的特点：函数功能（兼容性）、迷你图、更加丰富的条件格式、公式编辑器、开发工具、其他改进。

2、迷你图的三种样式：折线图、柱形图、盈亏图。

3、在Excel2010中，增加了更多条件格式，在“数据条”标签下新增了“实心填充”功能，实心填充之后，数据条的长度表示单元格中值的大小。

4、Excel电子表格可分为功能区栏、工具栏、标题栏、名称框、公式编辑框、工作表标签和绘图工具栏几个部分。

5、Excel2010功能区

功能区	功能组
文件	新建、打开、保存、打印文件、最近使用的工作簿等。
开始	剪贴板、字体、对齐方式、数字、样式、单元格和编辑。
插入	表、插图、图表、迷你图、筛选器、链接、文本和符号等。
页面布局	主题、页面设置（设置打印表格的纸张大小、页边距、打印标题）等。
公式	函数（数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数以及用户自定义函数）、公式审核、计算等。
数据	获取外部数据、连接、排序和筛选、数据工具和分级显示。
审阅	校对、中文简繁转换、语言、批注和更改。
视图	工作簿视图、显示、显示比例、窗口和宏。

注意：在Excel2010中，若在Sheet2的工作表前增加一个工作表，应单击Sheet2工作表标签，并选“插入”功能区的“工作表”命令。

6、Excel2010中单元格、工作表、工作簿互相之间的关系

（1）一个工作簿中最多包含255张工作表；

（2）单元格是工作表中最基本的单位；

（3）一张工作表由256×65536个单元格组成；

（4）在默认状态下，每个新工作簿包含3张工作表。

7、单元格地址由一个标识列的字母和一个标识行的数字组成。例如：E6代表的单元格是第6行、第5列所在的单元格。

8、Excel默认的工作簿名称是“工作簿1”，我们可以在保存文件时重新命名，其扩展名是.xlsx。

9、“设置单元格格式”对话框的选项卡

（1）“数字”选项卡。设置选中单元格数字的格式、如数据类型（文本、数值、日期、时间、货币、会计专用、分数、科学计数等）、小数位数等。

（2）“对齐”选项卡。设置对齐方式，如常见的居中对齐，需要注意的是有两个方向，垂直方向和水平方向。

（3）“字体”选项卡。设置选定单元格的字体、字形、字号、颜色、下划线、特殊效果等。

（4）“边框”选项卡。设置表格线的线型、粗细、颜色等。

（5）“填充”选项卡。设置单元格的背景颜色、填充图案的样式、填充效果等。

（6）“保护”选项卡。设置表中数据的锁定和隐藏，但应用这个功能的一个前提是先保护这个工作表。

10、在Excel中，出现#VALUE一般是公式中的错误参数所致，主要包含以下三个方面：运算的时候使用了非数值的单元格；公式不符合函数语法；

使用大括号时忘了按快捷键Ctrl+Shift+Enter。

11、单元格定义名称的方法

（1）单击工作表左上角名称框，快速定义名称；

（2）使用“公式”→“定义名称”命令，在“新建名称”对话框中创建新名称；

（3）使用“公式”→“名称管理器”命令，在“名称管理器”对话框中创建名称。

12、AI引用样式：描述某单元格时，应当顺序输入列字母和行数字，列标在前行号在后。例如，B3即指该单元格位于B列3行，是B列和3行交叉处的单元格。如果要引用单元格区域，应当顺序输入区域左上角单元格的引用、冒号（：）和区域右下角单元格的引用。

13、Excel使用“R”加行数字和“C”加列数字来指示单元格的位置。例如，R1C1即指该单元格位于第1行第1列。

14、单元格的绝对引用通过在行号和列标前加一个美元符号“$”来表示，如$A$1、$B$2，以此类推。

15、单元格的相对引用是像B3这样的单元格引用，该引用指引Excel从公式单元格出发如何找到引用的单元格。

16、单元格的混合引用指包含一个绝对引用坐标和一个相对引用坐标的单元格引用，或者绝对引用行相对引用列如B$5，或者绝对引用列相对引用行如$B5。

17. 绝对引用和相对引用的区别

	相对引用	绝对引用
复制粘贴公式	公式引用将更新	公式引用不发生改变
剪切粘贴公式时	移动后公式的内容均不改变	移动后公式的内容均不改变
自动填充公式时	公式引用将更新	公式引用不发生改变

 

自动填充公式时公式引用将更新公式引用不发生改变

18、引用同一工作簿中的其他工作表时的格式：被引用的工作表！被引用的单元格。

19、引用不同工作簿中的其他工作表时的格式：[被引用的工作簿名称]被引用的工作表！被引用的单元格。例如，在Book1工作簿Sheet3工作表的E8单元格中引用Book2工作薄Sheet2工作表中的F9单元格，表达式为“[Book2] Sheet2!$F$9”。

20、Excel图表类型

类型	用途
柱形图	显示一段时间内的数据变化或说明项目之间的比较结果。
条形图	显示各个项目之间的比较情况。
折线图	显示相同间隔内数据的预测趋势。
饼图	显示构成数据系列的项目相对于项目总和的比例大小。
XY散点图	显示多个数据系列的数值间关系，也可将两组数字绘制成一系列的XY 坐标。
面积图	强调了随时间变化的幅度，可显示部分相对于整体的关系。
圆环图	显示部分与整体的关系，可以包含多个数据系列。
雷达图	可以比较大量数据系列的合计值。
曲面图	用于在两组数据间查找最优组合。
气泡图	是一种XY散点图，数据标记的大小反映了第3个变量的大小。
股价图	说明股票价格，也可用于科学数据，如指示温度的变化。

 

 

21、制作图表步骤

首先要准备基础数据，然后选择这些数据，单击“插入”功能区，单击“图表”，就出现“图表向导”。

（1）选择数据域和图表类型；

（2）选择是按数据行还是列生成图表；

（3）给图表加标题和坐标轴名称（部分图标样式只有标题，如饼图）；

（4）确定图表存放位置。

在Excel2010中，若需在单元格中输入公式，应首先输入=。

在Excel2010主窗口中，编辑栏上“fx”按钮用来向单元格插入函数。

22、MAX函数

MAX函数是求最大值函数。它是Excel函数中使用频率较高的常用函数，例如用来计算学生最高成绩、员工最高工资、以及最大积分等。

函数语法：MAX（number1，number2，┄），如MAX（A3：A5）等。

23、RANK函数

RANK函数是排名函数。RANK函数最常用的是求某一个数值在某一区域内的排名。

RANK函数语法形式：RANK（number，ref，[order]）

24、VLOOKUP函数

VLOOKUP是判断引用数据的函数，它总共有四个参数，依次如下：

（1）判断的条件；（2）跟踪数据的区域；（3）返回第几列的数据；

（4）是否精确匹配。

25、IF函数

（1）IF函数的语法规则：每一个IF函数必须使用英文的括号括起来。括号内为三个数据，第一个数据是条件，第二数据为满足第一个数据后返回的结果，通常使用英文的引号括起来，第三个数据是不满足第一个数据时需要返回的结果。

例如：IF（A1>=90，“优秀”，“合格”）。

（2）IF函数嵌套用法：IF嵌套书写前，首先要理解要求，并将要求数学化，也就是使用数学的模式表达出来，可以将它看作分段函数。例如可以在D2单元格使用如下代码：=IF（C2>=90，“优秀”，IF（C2>=80，“良好”，（IF（C2>=70，“中”，IF（C2>=60，“及格”，“不及格”）））））

（3）IF函数的高级用法：IF函数除了可以引用单元格的数据，还可以引用函数值或者其他表格甚至是文件的数据。

26、SUM函数

SUM函数是求和函数。它是Excel函数中最为常用的函数之一，SUM函数分别出现在数学函数、全部函数两个类别中，默认的“常用函数”中也有。

SUM函数的语法形式：SUM（number1，number2，…）。如SUM（1，2，3）、SUM（A：A2）等。

27、AVERAGE函数

AVERAGE函数是求平均数函数。

AVERAGE函数语法：AVERAGE（number1，number2，…）。如AVERAGE（1，3）、AVERAGE（A1：A4）。

28、字符串运算函数

（1）LEN函数。用来计算字符串的长度；格式为LEN（字符串）。

注意：LEN函数返回的是双字符的字符串长度，空格也作为字符统计。例如：LEN（“中国”）返回的值是2。

（2）TRIM函数。用来删除指定字符串多余的前导和后缀的空格。

（3）字符串截取函数。截取Excel字符串的部分字符，可以使用MID、LEFT、RIGHT等函数从长字符串内获取一部分字符。

①LEFT函数：LEFT（text，num_chars）text是包含要提取字符的文本串；

num_chars指定要由LEFT所提取的字符个数，该函数从左边开始提取字符。

②MID函数：MID（text，start_num，num_chars）

text是包含要提取字符的文本串；

start_num是文本中要提取的第一个字符的位置；

num_chars是要提取的字符个数，从左边开始提取字符。

③RIGHT函数：RIGHT（text，num_chars）

text是包含要提取字符的文本串；

num_chars指定希望RIGHT提取的字符个数。该函数从右边开始提取字符。

（4）替换函数REPLACE。替换指定位置处的任意文本。

语法：REPLACE（需要替换的文本，替换起始位置，替换的字符个数，用于替换的文本）。

29、日期函数

（1）DATE函数：DATE（year，month，day），其作用是返回代表特定日期的序列号。

（2）TODAY函数：TODAY（），用来返回系统当前的日期。

（3）NOW函数：用来返回系统当前的日期和时间。

（4）YEAR/MONTH/DAY函数：返回日期序列中的年份/月份/日。

30、排序

（1）Excel排序的方式：数字排序、日期排序、大小排序、姓名排序等。

（2）具体操作步骤：①选定要排序的数据区域，然后打开功能区栏的“数据”功能区，选择“排序和筛选”功能组中的“排序”按钮。②确定排序条件和顺序。

31、在Excel2010中，“数据”功能区“筛选”的功能是显示满足条件的数据，把不满足条件的数据隐藏起来。

32、在Excel2010中高级筛选中，条件区域的两个条件写在同一行，说明它们之间是“与”的关系。

33、在Excel2010中，用户可以自动计算数据清单中的分类汇总和总计值。

其基本步骤如下：

（1）先对要分类汇总的数据排序；

（2）选中排序完毕的数据区域，单击“数据”→“分类汇总”按钮；

（3）在分类汇总窗口中设置分类字段、汇总方式、选定汇总项；

（4）按“确定”按钮后完成分类汇总。

34、如果某一单元格中的文本或数字超出了列宽，那么打印出来的文本将被截断，打印出来的数字则会显示为“######”。为确保所有数据可见，需要调整单元格的宽度或自动换行。

35、为工作簿设置权限密码：单击“文件”→“另存为”，单击“工具”功能区上的“常规选项”，在这里可根据不同需要设置两种类型的密码。

36、在Excel2010工作表中隐藏某一行的方法

（1）选中需要隐藏的一行右击，在快捷菜单中选择“隐藏”命令。

（2）右击需要隐藏的行的行号，在快捷菜单中选择“隐藏”命令。

（3）定位在需要隐藏的行任意单元格中，选择“开始”“单元格”→“格式”→“隐藏和取消隐藏”→“隐藏行”。

（4）调整行高度为0，即可隐藏。