专升本计算机基础Word操作

1、Word2010 的功能区包括“文件”“开始”“插入”“页面布局”“引用”“邮件”“审阅”“视图”8 个功能区。

功能区	功能组
文件	新建、打开、保存、另存为、关闭、信息、打印、保存并发送、选项、 退出等。
开始	最常用的编辑和排版功能，如剪贴板（复制、粘贴、剪切、格式刷）、 设置字体、段落、样式等。
插入	页、表格、插图、页眉、页脚、文本、符号、链接等。
页面布局	主题、页面设置（纸张大小、页边距等）、页面背景等。
引用	目录、脚注和尾注、题注、索引等。
邮件	创建、开始邮件合并、编写和插入域、预览结果等。
审阅	校对（拼写检查）、批注、修订、更改、语言、比较等。
视图	文档视图等。

2、“ 开始” 功能区中显示的是最常用的编辑和排版功能，如复制、粘贴、设置字体（加粗、文本颜色等）、段落、样式等。利用“开始”功能区，基本可以满足编辑文档的需求。

3、Word 2010 中提供的视图模式（5 种）

视图模式	概述
页面视图	显示 Word 2010 文档的打印结果外观，主要包括页眉、页脚、图 形对象、分栏设置、页面边距等元素，是最接近打印结果的页面视图。
阅读版式视图	以图书的分栏样式显示 Word 2010 文档，“文件” 按钮、功能区 等窗口元素被隐藏起来；在阅读版式视图中，用户还可以单击“工具”按钮选择各种阅读工具。
Web版式视图	以网页的形式显示 Word 2010 文档，Web版式试图适用于发送电子邮件和创建网页。
大纲视图	主要用于设置 Word 2010 文档的标题和显示标题的层级结构，并可以方便地折叠和展开各种层级的文档； 大纲视图广泛用于 Word 2010 长文档的快速浏览和设置中。
草稿视图	取消了页面边距、分栏、页眉页脚和图片等元素。 仅显示标题和正文，是最节省计算机系统硬件资源的视图方式。

 

如何设置主窗口中的功能区 ?

利用“文件”→“选项”→“自定义功能区”功能，可以定制个性化的主界面。

4、文档的建立和保存

（1）新建：用“文件”功能区中的“新建”命令。

（2）保存：点击“文件”功能区中的“保存”命令；使用快捷键“Ctrl+S” 保存文件；利用快速访问工具栏上的“保存”按钮保存文件。

注意：

（1）若要对正在编辑的文档进行备份或以另外一个文件名保存文档（保存到其他目录），使用“文件”功能区中的“另存为”命令。

（2）在 Word 2010 文档中，第二次保存时的保存位置默认的是第一次保存时的位置。

（3）在 Word 2010 中，若对当前文档修改后，没有存盘就进行了关闭操作，则弹出对话框，提醒用户保存对文件所做的修改。

（4）在 Word 2010 中，第一次保存新建的文档时，系统将打开“另存为”对话框。

5、文本的录入

（1）另起一个段落：按 Enter 键，系统产生一个段落标记，否则不要按Enter 键，系统会自动换行。

（2）输入错误： 按 Delete 键删除光标之后的字符， 按 Backspace 键删除光标之前的字符。

（3）插入 / 改写：双击状态栏上的“改写”按钮或按 Insert 键切换插入/ 改写状态。

6、中英文的切换， 可使用 Windows 提供的快捷键在中英文之间和不同输入法之间快速切换。

7、 查找和替换

（1）功能： 如果在文字录入的过程中，需要对多处文字做同样的修改，可以利用“开始”功能区中的“编辑”功能组中的“替换”功能。

（2）操作步骤：单击“开始”功能区下“编辑”分组中的“替换”命令按钮，在“查找内容”框中输入要修改的内容，在“替换为”框中输入用来替换的内容，单击按钮“替换”或“全部替换”，文档中的内容就被替换。

8、复制、剪切和粘贴：开始→复制、剪切和粘贴。

（1）快捷键：复制 Ctrl+C；剪切 Ctrl+X；粘贴 Ctrl+V。

（2）复制、剪切和粘贴的操作步骤

①打开Word 2010 文档窗口，选中需要剪切或复制的文本。然后在“开始”功能区的“剪贴板”分组单击“剪切”或“复制”按钮。

②在Word 2010 文档中将插入点光标定位到目标位置，然后单击“剪贴板” 分组中的“粘贴”按钮即可。

（3）复制、剪切和粘贴的其他方法——拖动文字

①选中需要移动或复制的文字内容。

②鼠标左键拖动被选中的文字到目标位置。

③释放左键即可移动文本。

④按住 Ctrl 键，同时左键拖动被选中的文字到目标位置。

⑤释放左键，并释放 Ctrl 键即可复制文本。（实现复制和粘贴）

剪贴板是内存中的一块区域，是Windows 内置的一个非常有用的工具。通过小小的剪贴板，在不同的应用之间架起了一座桥梁，使得在各种应用程序之间，传递和共享信息成为可能。可以多次粘贴。剪贴板只能保留一份数据，每当新的数据传入，旧的便会被覆盖。

9、撤销、重复和恢复编辑操作

（1）撤销

①功能：“撤销”功能可以保留最近执行的操作记录，用户可以按照从后到前的顺序撤销若干步骤，但不能有选择地撤销不连续的操作。

②方法： 按下 Alt+Backspace 组合键执行撤销操作；单击“快速访问工具栏”中的“撤销键入”按钮。

（2）恢复

按下“Ctrl+Y”组合键执行恢复操作；

单击“快速访问工具栏”中的“恢复键入”按钮。

10、利用“插入”功能区，不仅可以在文档中插入表格、图片、图表、剪贴画、艺术字等文档元素，还可以制作页眉、页脚、页码、封面等。

11、插入表格

（1）插入表格的方式

方式	适用范围
插入表格	规范化的表格，即表格的行、列数都确定。
绘制表格	不规则的表格。
文本转换成表格	已经录入了文本信息，要将文本信息用表格表示。
Excel 电子表格	把用 Excel 做好的表格插入到 Word 文档中。
快速表格	使用 Word 内置的表格格式。

 

（2）步骤：插入→表格（打开“插入表格”对话框，根据实际需要选择插入表格方式。）

12、插入数学公式和特殊符号

（1）插入数学公式：“插入”→“符号”组的“公式”（进入公式编辑界面，根据需要选择公式的结构，输入相关内容）。

（2）插入特殊符号：“插入”→“符号”组的“符号”（进入特殊符号界面）。 

13、 插入图片或剪贴画

（1）将要插入的素材以图片格式保存在一个文件；

（2）在文中确定要插入图片的插入点；

（3）在“插入”→“插图”→“图片”，在弹出的“插入图片”对话框中选择图片所在的文件夹，选择想插入到 Word 2010 中的图片，单击“插入”指钮。

注意：当把图片拖到指定位置之后，如果还想再精确一点的话，可以先选择图片，按 Ctrl+ 上、下、左、右方向键对图片位置进行微调。

14、 插入图形：“插入”→“插图”组的“形状”，可插入形状、流程图等。

15、插入页眉和页脚

（1）功能：打开“页眉和页脚”编辑工具，在编辑区输入页眉上的文字， 也可以插入图片、剪贴画、日期和时间等。可以在奇偶页用不同的页眉，只需选中工具中的“奇偶页不同”多选按钮，就会出现奇偶页页眉编辑框，编辑完后，单击“下节”按钮，就会进入偶数页页眉编辑框，输入相关的内容即可。页脚的编辑方法相同。

（2）在页脚添加“第几页，共几页”操作步骤：

①双击页脚，在页脚中输入“第页，共页”；

②将鼠标移动到第和页之间，在“页眉和页脚工具”中的“插入”功能区中选择“文档部件”→“域”；

③打开“域”对话框，在“域名”中选择“page”后单击“确定”按钮；

④同理，将鼠标移动到共和页之间，选择“Numpages”域，按“确定” 按钮后退出。

16、插入分节符 / 分页符

（1）操作步骤：定位到第二部分的标题文字前，从功能区选择“页面布局”→“分隔符”→“分节符”→“下一页”命令，并单击“确定”按钮， 就会在当前光标位置插入一个不可见的分节符。

（2）功能：分节符不仅将光标位置后面的内容分为新的一节，还会使该节从新的一页开始，实现既分节，又分页的功能。

注意：（1）在段落标记和分节符之间单击，按 Delete 键即可删除分节符，并使分节符前后的两节合并为一节。

（2）如果希望采用不同的页眉和页脚，正确的做法是插入分节符。

17、 在工具栏单击“开始”→“显示 / 隐藏编辑标记” 按钮，即可查看隐藏的编辑标记。

18、设置字体： 在“开始”功能区中点击“字体”功能组，打开“字体”设置对话框，可以设置所选中的文字的字体、字形、字号、字体颜色、下画线、着重号等。

19、 设置段落格式的名称： 项目符号、编号、多级列表、减少缩进量、增加缩进量、中文版式、排序、文本左对齐、居中、右对齐、行和段落间距等。

注意：在Word 2010 编辑文本时，可以在标尺上直接进行段落首行缩进操作。

20、设置行和段落间距

（1）利用“开始”功能区中“段落”组的按钮。在“开始”功能区的“段落”组中，单击“行和段落间距”按钮，打开对话框，可以选择适合的行距。

（2）利用“段落”对话框。在“开始”功能区的“段落”分组中单击“显示段落对话框”按钮，打开“段落”对话框，可以设置段落或全部文档的行距，也可设置首行缩进等。

（3）在“页面布局”中也可以设置。在“页面布局”功能区中的“段落”组中，也可以设置行和段落之间的间距。

21、段落对齐方式：居中、左对齐、右对齐、两端对齐、分散对齐。22、 段落缩进格式：左缩进、首行缩进、悬挂缩进、右缩进。

23、 项目符号： 单击“开始”→“段落”功能区中的“项目符号”按钮，可以选择合适的项目符号，也可以定义具有个性化的项目符号。

24、 格式刷的使用

（1）功能：运用格式刷，就可以一次设置、多次使用了。

（2）方法：选中要使用的格式的文档，然后单击格式刷，此时鼠标指针就变成了一把小刷子， 将鼠标移动到要使用格式的文字上拖动， 就完成了格式的设置。

注意：单击“格式刷”可以实现一次设置，一次使用；若该格式要用到多个地方，就需要双击格式刷，小刷子就可以用在多个地方了。

25、常规打印设置

（1）设置打印份数；（2）打印机；（3）打印范围设置；（4）选择纸张大小；（5）页边距设置；（6）双面打印设置；（7）多份打印文档的分页打印；（8）每版打印多页功能；（9）打印文档属性。

26、 在打印设置中可以选择是单面打印还是双面打印，Word 2010 提供了四种打印方式： 单面打印、双面打印— 翻转长边的页面、双面打印—翻转短边的页面、手动双面打印— 提示打印第二面时重新加载纸张。

27、在“打印”窗口“设置”区域的“页数”编辑框中输入需要打印的页码， 连续页码可以使用英文半角连接符， 不连续的页码可以使用英文半角逗号分隔。

28、 在 Word 2010 中，打印预览时，打印机处于打开状态。

29、 在 Word 2010 中，邮件合并的两个基本文档是主文档和数据源。

30、Word 中邮件合并功能的应用领域

（1）批量打印信封；（2）批量打印信件；（3）批量打印请柬；

（4）批量打印工资条；（5）批量打印个人简历；

（6）批量打印学生成绩单；（7）批量打印各类获奖证书；

（8）批量打印准考证、班级课表、明信片、信封等个人报表。31、 实现邮件合并的操作步骤

现有“会议通知 、docx”文档和“客户信息 、xlsx”数据表源文件，数据表源文件中含有客户姓名、地址、邮编等信息。操作步骤如下：

（1）打开主文档文件“会议通知 、docx”，从“邮件”功能区中选择“开始邮件合并”，选择“普通 Word 文档”；

（2）点击“邮件”功能区中的“选择收件人”按钮，选择“使用现有列表”，选择“客户信息 、xlsx”文件，单击打开，然后会再弹出一个“选择表格”的窗口，要求指定使用哪个工作表，选择工作表“客户信息”， 直接单击确定，完成数据源设置；

（3）将光标定位到要插入数据的地方，单击邮件合并工具栏上的“插入合并域”按钮，在弹出的窗口中选“客户姓名”，然后单击“插入”按钮；

（4）单击“关闭”按钮，重复上述（3）中的操作数次，依次插入“地址” 、 “邮编”等元素；

（5）单击邮件合并工具栏上“预览结果”按钮，即可看到邮件合并之后的数据， 工具栏上还有一些按钮和输入框可以查看前一条、下一条和指定的记录。

32、Word 2010 文档的默认扩展名是 、docx。

33、Word 2010 新增的文档导航功能的导航方式有四种：文档标题导航、文档页面导航、关键字（词）导航和特定对象导航。

注意：特定对象导航：单击搜索框右侧放大镜后面的“▼”按钮，选择“查找” 栏中的相关选项，就可以快速查找文档中的图形、表格、公式和批注。

32、 审阅功能区是 Office 2010 中的重要功能区，用于帮助用户进行拼写检查、批注、翻译、修订等重要工作。